Cách viết Email bằng tiếng Anh cho khách hàng

By | 20:23 Leave a Comment


Như các bạn biết, ngày nay công nghệ phát triển như vũ bão, máy tính cá nhân, điện thoại rồi Smartphone ra đời đã làm đổi thay phương thức giao tiếp của con người. Còn nhớ thời xa xưa, con người truyền tín hiệu đi bằng khói, rồi tới thư tay bằng ngựa, rồi tới thư tín Moose, điện thoại truyền giọng nói và ngày nay là Smartphone với phương thức message và email nhanh hơn gấp vạn lần. Email trở thành một phương thức giao tiếp không những nhanh chóng mà còn vô cùng tiện lợi và hiệu quả. Thế nhưng, không phải ai cũng biết viết một Email đúng chuẩn, đặc biệt là một Email bằng tiếng Anh.
Cách viết Email bằng tiếng Anh cho khách hàng
Cách viết Email bằng tiếng Anh cho khách hàng
Viết Email bằng tiếng Anh cũng là một trog những bài tập trong phần luyện viết tiếng Anh mà nếu bạn nào tham gia các khóa luyện viết tiếng Anh đều gặp phải. Do đó, để viết một Email bằng tiếng Anh hiệu quả, các bạn tuân thủ theo 5 bước cơ bản sau:

1)Tiêu đề Email là không thể thiếu:

Nhiều người có thói quen để trắng dòng tiêu đề hoặc “viết cho có”. Hãy xem, một dòng “tít” trên báo có chức năng gì? Nó thu hút sự chú ý của chúng ta. Nó tóm tắt nội dung của bài báo, từ đó, người đọc sẽ quyết định có đọc bài báo đó hay không. Tiêu đề của email cũng vậy.
Trong tiêu đề của email, hãy ghi rõ những thông tin chính của email hoặc nhấn mạnh vào yêu cầu được đưa ra trong email. Nhờ đó, người đọc sẽ nhận ra ngay nội dung chính của email trước khi đọc. Dưới đây là ví dụ:

Email báo về cuộc họp sắp tới

– Subject: meeting => không cung cấp thông tin gì nhiều cho người nhận
– Subject: team meeting – 9am – October 10th => người nhận ngay lập tức nắm được thông tin về buổi họp nhóm mà chưa cần mở email.

Email về báo cáo tháng

– Subject: report => không cung cấp thông tin gì nhiều cho người nhận
– Subject: monthly report to be submitted before 30th this month => người nhận ngay lập tức nắm được thông tin và yêu cầu từ người gửi.

2) Nội dung email rõ ràng và tập trung

Cũng giống như viết thư truyền thống trước đây, chúng ta cần viết email sao cho nội dung tập trung và rõ ràng, tránh lan man. Hãy dùng những câu văn ngắn gọn, trúng vấn đề.
Hạn chế những câu khen ngợi, ca ngợi, thân mật,… mà không có ích gì cho mục đích của email. Viết ngắn gọn, tránh những liên từ không cần thiết. Ví dụ:
Also, I wanted to let you know that I’ve scheduled a meeting with the customers for this Friday regarding the new product release campaign. It’s at 9:00 a.m. and will be in the small conference room. Please let me know if you can make that time.
có thể viết lại thành
Please also be informed about the meeting with the customers regarding the new product release campaign at 9.00am, this Friday, small conference room. Please confirm your attendance.

3) Lịch sự

Nhiều người cho rằng email thì không cần phải kiểu cách, lịch sự như dùng thư tay truyền thống. Nhưng thực ra, email hay thư truyền thống đều là sự phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, luôn phải giữ sự lịch sự ở một mức độ nhất định, tùy thuộc vào mối quan hệ, sự thân thiết với người nhận cũng như mục đích của email.
– Hãy hạn chế dùng những từ địa phương, tiếng lóng, viết tắt, những câu nói đùa giỡn. Cũng nên hạn chế dùng các biểu tượng mặt cười (chỉ nên dùng trong khi chat).
– Mở đầu bức thư, nên chào hỏi đúng với đối tượng. Kết thúc bức thư, tùy theo từng trường hợp, hãy dùng các câu chúc cho phù hợp.
– Ngoài ra, đừng dùng những từ “cứng” quá, sẽ dễ khiến người đọc hiểu nhầm thông điệp. Khi nói chuyện trực tiếp, chúng ta còn có thể dùng ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ nét mặt để bổ trợ cho lời nói, nhưng qua email, người đọc không thể nhìn nét mặt chúng ta để đoán ý được. Thay vì viết
I need your report by 5 pm today or you’ll miss the deadline.
thì có thể viết nhẹ nhàng hơn
Please submit your report before 5pm so that we can proceed.

4) Soát lỗi

Trước khi ấn nút “gửi” email hãy đọc lại thật kỹ, kiểm tra các lỗi đánh vần, lỗi chính tả, lỗi dấu câu. Email chính là một phần hình ảnh của chúng ta, cũng như trang phục mà chúng ta mặc, giúp người nhận đánh giá sự chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, một email chứa nhiều lỗi tiếng Anh sẽ là một điều rất đáng tiếc. Chẳng hạn, thay vì viết it is my pure pleasure thì lại viết nhầm thành it is my pressure thì sẽ rất đáng buồn cười.
Dưới đây là một số cụm từ tiếng Anh thường dùng khi viết email. TuHocTiengAnhHieuQua.com cung cấp cả những từ dùng trong email formal cũng như informal để các bạn tiện theo dõi và so sánh.
Chào đầu thư
– Informal: Dear Janet/ Hi Janet
– Formal: Dear Mrs. Janet/ Dear sir/madam
Cám ơn đầu thư (nếu cần)
– Informal: không cần cám ơn. Nhiều người thường viết thanks for your email nhưng rõ ràng là không cần thiết.
– Formal: Thanks for your information/ Thank you for your letter of 12 June / Thank you for the report…
Thông báo tin tốt
– Informal: Good news! We have… / I’m happy to say that… / I’m pleased to say that…
– Formal: I am pleased/delighted to inform you that we have… / Allow me to inform you that
Thông báo tin xấu
– Informal: I’m afraid that the…. / I’m sorry to say that the…
– Formal: I am sorry to have to inform you that we are forced to…..
Xin lỗi
– Informal: I’m sorry that we… / Sorry about the….
– Formal: I must apologize for… / Please accept our apologies for…
Kết thúc email
– Informal: See you.
– Formal: Please don’t hesitate to contact me if you need any more information/ I hope this information will be helpful/ Looking forward to seeing you
Lời chào cuối thư
– Informal: Thanks and regards/ Best regards/ Regards
– Formal: Yours sincerely/ Yours faithfully
Chúc các bạn làm chủ được kỹ năng giao tiếp qua email và đạt được nhiều thành công. Nếu áp dụng những chuẩn mực đã có sẵn và thêm một chút xíu thời gian, các bạn sẽ cải thiện kĩ năng viết tiếng Anh rất tốt trong tương lại gần.
Bài đăng Mới hơn Bài đăng Cũ hơn Trang chủ

0 nhận xét:

Bài đăng phổ biến